Im Steueränderungsgesetz 2025 wurde eine kleine unauffällige Änderung in 40 Abs. 2 Satz 1 Nummer 2 EStG vorgenommen. Dort wird jetzt die Pauschalversteuerung von Lohnbestandteilen nur noch zugelassen für Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen, „wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht“. Vielen erschien das schon bisher selbstverständlich bis zu dem Urteil des Bundesfinanzhofs vom 27. März 2024 (Az. VI R 5/22), wo festgestellt wurde: nicht der Freibetrag, aber die Pauschalversteuerung war nach damaliger Rechtslage auch bei einem beschränkten Teilnehmerkreis (im Urteilsfall ein Weihnachtsessen nur für Vorstandsmitglieder und ein weiteres Essen nur für Führungskräfte) möglich. Um zu verstehen, wie das zusammenhängt und was sich für mögliche Folgen aus der Gesetzesänderung ergeben, muss man mit dem Bundesfinanzhof tief in die Materie einsteigen:
Die Beschränkung auf Veranstaltungen, die allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen, galt bis 2025 nur für den Steuerfreibetrag von 110 € (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a Satz 3 EStG). Für die Pauschalversteuerung mit 25% nach § 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 EStG reichte es dagegen, dass eine Betriebsveranstaltung vorlag und das war allgemein bei „Zuwendungen des Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen anlässlich von Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter (Betriebsveranstaltung)“ (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a Satz 1 EStG) gegeben. Und auf dieser Grundlage waren auch das Vorstandsweihnachtsessen und das Weihnachtsessen für Führungskräfte als Betriebsveranstaltung mit beschränktem Teilnehmerkreis nach dem Urteil des BFH vom 27.3.2024, VI R 5/22, begünstigt und es konnte die Pauschalversteuerung vorgenommen werden. Das wurde jetzt mit Wirkung ab 2026 abgeschafft.
Was aber genau ist ein beschränkter Teilnehmerkreis? Wie kann eine Abgrenzung zu einem (begünstigten) Betriebsteil erfolgen? Im BMF-Schreiben von 2015 (abgedruckt zuletzt im Lohnsteuerhandbuch 2025) zu der damals neu eingeführten Definition heißt es: es handelt sich um „begünstigte Betriebsveranstaltungen, wenn sich die Begrenzung des Teilnehmerkreises nicht als eine Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen darstellt“. In diesem Sinne ist dann wohl auch zukünftig ein reines Vorstandsessen nicht begünstigt. Als Beispiele für begünstigte Veranstaltungen werden in dem genannten BMF-Schreiben von der Finanzverwaltung Veranstaltungen für eine ganze Abteilung, Treffen für alle Pensionäre, Jubilarfeiern für einen größeren Kreis von Jubilaren.
Beratungshinweis: Bis zu einer hoffentlich nicht zu fernen aktuellen Positionierung der Finanzverwaltung bei Betriebsveranstaltungen mit beschränktem Teilnehmerkreis immer genau hinschauen , Beratung einholen oder ggf. auch eine Lohnsteueranrufungsauskunft starten.
Die aktuelle bpw Mandanteninformation zu Betriebsveranstaltungen und Teambuilding-Events 2026 finden Sie in unserem Downloadbereich.